E-Mail-Signaturen haben zwar nicht direkt mit WordPress-Websites zu tun, da wir als Agentur aber häufig mit Einsteigern in das Thema geschäftliche Online-Kommunikation zu tun haben und es eine Menge Optimierungspotential gibt, dreht sich der heutige Beitrag um Best-Practice-Tipps für professionelle und gewinnbringende E-Mail-Signaturen im Geschäftsleben.

Hinweis: Wir sind keine Juristen und geben in diesem Beitrag keine Rechtsauskunft. Dieser Beitrag informiert lediglich über gewonnene Informationen im Bereich E-Mail-Signaturen. Jede/r ist für sich selbst verantwortlich.

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Um die Kommunikation mit ihren Kunden so einfach wie möglich zu gestalten, begannen Unternehmen schon in den 90er Jahren damit, am Ende ihrer E-Mail ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer zu setzen. Mit steigender E-Mail-Nutzung machte der Gesetzgeber diese Gepflogenheit für bestimmte Unternehmensformen zur Pflicht.

Eine E-Mail-Signatur ist nichts anderes als ein spezieller Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail.

Ihre Kontaktdaten

Unabhängig von den folgenden Pflichtangaben, sollten Sie es im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Ihren (potenziellen) Kunden so einfach wie möglich gestalten, mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können. Vergessen Sie also nie Ihre wichtigsten Kontaktmöglichkeiten unter Ihrem Gruß und Namen in etwas so:

ELBNETZ GMBH | DIE WORDPRESS-AGENTUR
––––––––––––––––––––––––––––––––
Thorsten Faltings | Geschäftsführer
+49 40 609 444 310 | Ahoi@elbnetz.com
Hegestraße 40 | 20251 Hamburg | Germany
Elbnetz.com

Aus persönlichen Erfahrung empfehlen wir, auch in folgenden E-Mails immer die Signatur mit den Kontaktdaten anzufügen. So ersparen Sie Ihren Gesprächspartnern die Suche nach Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, wenn sie schnell antworten möchten.

Pflichtangaben: das Impressum

Wie schon angedeutet, regelt der Gesetzesgeber mittlerweile die Signatur und macht sie in vielen Fällen zur Pflicht. Wie Ihre Webpräsenz unterliegt nämlich auch eine gewerbsmäßig versandte E-Mail dem Telemediengesetz (TMG). Das TMG regelt im §5, dass in Telemedien geschäftsmäßig auftretende Diensteanbieter ein Impressum zu führen haben. Telemedien sind elektronische Informations- und Kommunikationsdienste. Dazu gehören neben Websites natürlich auch E-Mails.

Zu den allgemeinen Pflichtangaben gehören:

• Vollständige Firmierung
• Ladungsfähige Post-Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Ggf. Faxnummer
• USt-IdNr., sofern vorhanden

Ergänzende Pflichtangaben für Unternehmen:

• Bei juristischen Personen die Rechtsform (GmbH, GbR…)
• Wer vertritt das Unternehmen?
• Registereintrag, wenn vorhanden

Weitere spezielle Pflichtangaben:

Neben den Standards gibt es weitere Pflichtangaben für Betreiber, die in bestimmten Bereichen aktiv sind oder bestimmte Tätigkeiten ausüben, wie zum Beispiel Steuerberater oder Anwälte.

Da das Thema komplex ist, empfehlen wir Ihnen den Impressum-Generator von eRecht24*, um ein korrektes Impressum kostenlos für Ihre geschäftlichen E-Mails zu entwerfen.

Bei uns sieht die Signatur inklusive der Pflichtangaben folgend aus:

ELBNETZ GMBH | DIE WORDPRESS-AGENTUR
––––––––––––––––––––––––––––––––
Thorsten Faltings | Geschäftsführer
+49 40 609 444 310 | Ahoi@elbnetz.com
Hegestraße 40 | 20251 Hamburg | Germany
Elbnetz.com

Amtsgericht Hamburg HRB 125240
Vertreten durch: Thorsten Faltings
USt-IdNr. DE286313791

Disclaimer/Haftungsausschluss

Weil man sie so häufig sieht: Sogenannte Disclaimer wie „Diese E-Mail enthält vertrauliche Informationen, die teilweise oder komplett gesetzlich geschützt sind. …“ sind rechtlich nicht bindend und damit überflüssig.

Und: Unabhängig davon, ob eine geschäftliche E-Mail einen Disclaimer enthält oder nicht, dürfen vertrauliche Inhalte ohnehin nicht weitergegeben werden. Denn in diesem Zusammenhang greifen bereits gesetzliche Regelungen, wie z. B. Straf-, Datenschutz-, Urheber- oder Wettbewerbsrecht.

Wer sich tiefer mit dem Thema beschäftigen möchte, lese gern diesen Beitrag: E-Mail-Disclaimer: Überflüssiger Textbaustein?

Spam-Vermeidung: Keine Bilder in der E-Mail-Signatur

Wir raten davon ab, in der E-Mail-Signatur Bilder einzubinden. Die Motivation, das Logo mitzusenden, ist zwar verständlich, doch leider landen E-Mails mit beigefügten Bilddateien nicht selten im Spam-Ordner des Empfängers. Der Grund: da vom externen Server geladene Bilddateien regelmäßig von Spam-Versendern dazu genutzt werden, festzustellen, ob einen E-Mail-Adressen valide ist.

Das führt übrigens auch dazu, dass viele Unternehmen die automatische Darstellung von Bildern in E-Mails deaktivieren, was dann zu unschönen Darstellungen der Signatur führt.

Noch unpraktischer ist es, die gesamte Signatur etwa aus gestalterischen Gründen als Bild mitzusenden. Neben dem Problem, dass die Signatur im Zweieifel überhaupt nicht angezeigt wird (siehe oben), kann der Empfänger die E-Mail- oder Web-Adresse nicht kopieren, sondern muss sie mühselig abtippen.

Optimal: Verlinkung von E-Mail, Website und Telefon in der E-Mail-Signatur

Damit Ihre Kontakte Sie möglichst einfach erreichen können, empfiehlt es sich, die drei Elemente E-Mail-Adresse, Website-Link und Telefonnummer in Ihrer Signatur zu verlinken. Das ist heutzutage durchaus möglich, da die Darstellung von Mails im HTML-Format bei moderner E-Mail-Software Standard ist. Die Verlinkungen der einzelnen Kontaktmöglichkeiten sollte Ihnen bekannt sein:

• Telefon: <a href="tel:+4940609444310">+49 40 609 444 310</a>
• E-Mail: <a href="mailto:ahoi@elbnetz.com">Ahoi@elbnetz.com</a>
• Web: <a href="http://elbnetz.com">Elbnetz.com</a>

Und so sieht das Ergebnis in unserem Beispiel aus:

ELBNETZ GMBH | DIE WORDPRESS-AGENTUR
––––––––––––––––––––––––––––––––
Thorsten Faltings | Geschäftsführer
+49 40 609 444 310 | Ahoi@elbnetz.com
Hegestraße 40 | 20251 Hamburg | Germany
elbnetz.com

Amtsgericht Hamburg HRB 125240
Vertreten durch: Thorsten Faltings
USt-IdNr. DE286313791

Die Telefonnummer ist zum Beispiel auf Smartphones super hilfreich, weil Ihr Kunde sie direkt zurückrufen kann. Aber auch auf Desktop-PCs kommt eine entsprechende Software immer häufiger zum Einsatz.

Die Kür: Gestaltung der E-Mail-Signatur via HTM/CSS

Und nun kommt die Kür: Da wir ja schon auf Firmenlogos verzichten sollen, möchten wir doch wenigstens das Schrift- und Farbbild unserer Signatur etwas auf CI-Kurs bringen. Hier bietet uns HTML und CSS einige Möglichkeiten. Allerdings gibt es auch Beschränkungen. Sie sollten sich zum Beispiel bei der Schrift mit einem Standardfont begnügen, da Sie nicht davon ausgehen können, dass Ihr spezieller Firmen-Font auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone installiert ist. Deswegen unser Rat, wählen Sie aus Arial, Verdana, Helvetica, Georgia, Tahoma, Lucida, Trebuchet, oder Times New Roman die Schrift aus, die von den meisten E-Mail-Programmen unterstützenden sollten.

Hier noch ein paar Tipps, die sicherstellen, dass die unterschiedlichsten Gerätetypen und E-Mail-Programme ihre Signatur möglichst einheitlich darstellen:

• Geben Sie eine Schrift an, z.B. font style=“font-family: Verdana;“
• Ergänzen Sie die Schriftgröße und die Zeilenhöhe (font-size: 12px;line-height: 14px;)
• Bestimmen Sie die Farbe mit zum Beispiel color=“#241b22″

Der gesamte Code für unsere Signatur sieht beispielhaft so aus (ein durchgehender Strich wird in Arial besser dargestellt):

<br>
Ahoi und beste Grüße<br>
Thorsten Faltings<br>
<br>
<br>

<font style="font-family: Verdana; font-style: normal; font-size: 12px;line-height: 14px; text-transform:uppercase;" color="#241b22"><strong>Elbnetz GmbH</strong> | Die WordPress-Agentur</font><br>

<font style="font-family: Arial; font-style: normal; font-size: 12px;line-height: 14px;" color="#241b22">–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––</font><br>

<font style="font-family: Verdana; font-style: normal; font-size: 12px;line-height: 14px;" color="#241b22"><strong>Thorsten Faltings</strong> | Geschäftsführer<br><a href="tel:+4940609444311"><span style="color:#009DF7">+49 40 609 444 311</span></a> | <a href="mailto:ahoi@elbnetz.com"><span style="color:#009DF7">Ahoi@elbnetz.com</span></a><br>Hegestraße 40 | 20251 Hamburg | Germany<br><a href="http://elbnetz.com"><span style="color:#009DF7">Elbnetz.com</span></a></font><br>

<font style="font-family: Verdana; font-style: normal; font-size: 10px;line-height: 11px;" color="#515151"><br>Amtsgericht Hamburg HRB 125240<br>Vertreten durch: Thorsten Faltings<br>USt-IdNr. DE286313791</font>

Das Ergebnis für die Empfänger unserer E-Mails ist dieses:

Und zu guter Letzt: DSGVO-Pflichtangaben

Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern müssen. Nimmt ein potenzieller Kunde Kontakt zu Ihnen auf, müssen Sie ihm in der Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Am besten fügen Sie einen entsprechenden Passus zur E-Mail-Kommunikation für den Erstkontakt ans Ende Ihrer E-Mail-Signatur hinzu. Dabei reicht es nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website verweisen.

In den verschiedene Pflichtinformationen nach DSGVO teilen Sie dem Nutzer u.a. mit, dass Sie personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit Sie ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten haben, dies für die Erfüllung eines Vertrags notwendig ist oder der Nutzer in die Datenverarbeitung einwilligte.

Für die DSGVO-Pflichtangaben beim Erstkontakt empfehlen wir den kostenpflichtigen DSGVO-E-Mail-Generator von eRecht24*.

Fazit

Es lohnt im Sinne der Kundengewinnung und Rechtssicherheit sich mit dem Inhalt und der Gestaltung der Signatur Ihrer geschäftlichen E-Mails zu beschäftigen. Das gilt als Unternehmen ebenso wie als Freiberufler.

Haben Sie noch weitere Vorschläge für eine gelungene E-Mail-Signatur? Wir freuen uns auf Ihren Input – Ihre WordPress Agentur!

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